Gegevens overzetten
Van Excel naar CRM, boekhouding of andere software.
Procesautomatisering
Stop met werk dat software ook voor je kan doen
Veel bedrijven verliezen iedere week uren aan gegevens overtypen, e-mails verwerken, bestanden controleren en informatie tussen systemen verplaatsen.
Aivanta brengt deze processen in kaart en automatiseert waar dat praktisch voordeel oplevert.
Van losse stappen
Naar één betrouwbare workflow
Procesautomatisering laat bestaande software, gegevens en acties samenwerken. Medewerkers blijven beschikbaar voor uitzonderingen en belangrijke keuzes.
Herkenbare werkzaamheden
Welke werkzaamheden kun je automatiseren?
Bedrijfsprocessen automatiseren begint vaak bij terugkerende, voorspelbare handelingen. De precieze aanpak hangt af van je werkwijze en software.
Aanvragen verwerken
Een formulier of e-mail automatisch registreren en doorsturen.
Documenten verwerken
Bestanden uitlezen en informatie op de juiste plek opslaan.
Rapportages maken
Data automatisch verzamelen, controleren en combineren.
Klantopvolging
Automatisch passende acties starten na een aanvraag.
Interne workflows
Taken en informatie automatisch bij de juiste medewerker krijgen.
Voorbeeld
Van losse handelingen naar één proces
Nu
- E-mail ontvangen
- Handmatig lezen
- Excel openen
- Gegevens kopiëren
- CRM openen en opnieuw invoeren
- Collega mailen
Geautomatiseerd
- Aanvraag ontvangen
- Automatische verwerking
- CRM bijgewerkt
- Taak aangemaakt
- Betrokken medewerker geïnformeerd
Softwarekoppelingen
Laat je software samenwerken
Automatisering betekent vaak niet dat bestaande software vervangen moet worden. Juist door bestaande systemen met elkaar te verbinden kan veel handmatig werk verdwijnen.
Welke koppelingen mogelijk zijn hangt af van de systemen die je gebruikt.
We controleren daarom eerst de technische mogelijkheden en beloven geen integratie voordat die is onderzocht.
CRMBoekhoudsoftwareE-mailMicrosoft 365Google WorkspaceWebsites & formulierenSpreadsheetsInterne applicaties & API's
Bespreek je systemenPraktische voordelen
Waarom processen automatiseren?
Tijd besparen
Minder repetitieve handelingen.
Minder fouten
Gegevens minder vaak handmatig overnemen.
Sneller werken
Informatie komt automatisch op de juiste plek.
Schaalbaarheid
Meer aanvragen hoeven niet meer administratief werk te betekenen.
Menselijke controle
Automatiseren waar het verstandig is
Niet ieder proces moet volledig automatisch worden uitgevoerd. Bij belangrijke beslissingen, uitzonderingen of risicovolle acties kan menselijke controle juist wenselijk zijn.
- ✓ Offertes definitief versturen
- ✓ Financiële beslissingen
- ✓ Uitzonderlijke klantvragen
- ✓ Acties met juridische impact
- ✓ Gevoelige wijzigingen
Aivanta kijkt niet alleen naar wat technisch mogelijk is, maar vooral naar wat praktisch verantwoord is.
Werkwijze
Zo pakken we procesautomatisering aan
Proces begrijpen
We bekijken hoe het werk nu gebeurt.
Verspilling herkennen
We zoeken dubbele en terugkerende stappen.
Ontwerpen
We bepalen wat gekoppeld kan worden.
Klein implementeren
We starten overzichtelijk.
Optimaliseren
Na gebruik verbeteren we gericht.
Sommige processen worden slimmer door AI toe te voegen. Bekijk AI voor het MKB, lees over Aivanta in de regio of bezoek de homepage.
Welk proces wil je slimmer inrichten?
Welke werkzaamheden kosten jouw organisatie onnodig veel tijd?
Beschrijf één terugkerende taak of proces. Wij kijken vrijblijvend of en hoe dit geautomatiseerd kan worden.