E-mails categoriseren
Automatisch herkennen waar een bericht over gaat.
E-mail automatiseren
E-mail automatiserenLaat je mailbox minder werk opleveren
E-mail is voor veel bedrijven nog steeds het startpunt van aanvragen, vragen, documenten en interne acties. Daardoor zijn medewerkers veel tijd kwijt aan lezen, sorteren, doorsturen en registreren.
Aivanta helpt deze stappen te automatiseren, met menselijke controle waar dat verstandig is.
Wat kun je automatiseren?
Berichten doorsturen
De juiste medewerker of afdeling automatisch selecteren.
Gegevens uitlezen
Namen, referenties, bedragen, datums of andere gegevens uit berichten halen.
CRM bijwerken
Informatie uit een e-mail automatisch koppelen aan een klant of dossier.
Antwoordvoorstellen maken
AI maakt een conceptantwoord dat een medewerker kan controleren.
Opvolging starten
Automatisch een taak of vervolgactie aanmaken.
Van inkomende e-mail naar actie
Een bericht kan meerdere vragen bevatten, een bijlage missen of naar een bestaand gesprek verwijzen. Daarom spreken we af wanneer de verwerking stopt voor controle. Als een klant of dossier niet duidelijk te herkennen is, is handmatige beoordeling verstandiger dan gegevens aan de verkeerde klant koppelen.
- E-mail binnen
- Onderwerp herkennen
- Belangrijke gegevens uitlezen
- Juiste klant/dossier zoeken
- Gegevens registreren
- Antwoordvoorstel maken
- Medewerker controleert
- Versturen of opvolgen
Welke berichten kosten je team steeds tijd?
Welke mailboxen gekoppeld kunnen worden, hangt af van de e-mailomgeving, beschikbare toegang en integratiemogelijkheden. We controleren dit eerst. Ook bepalen we wie een bericht oppakt, zodat automatische routering en handmatige behandeling elkaar niet in de weg zitten.
AI kan voorbereiden zonder zelfstandig te beslissen
Bij klantcontact is snelheid belangrijk, maar kwaliteit en controle ook. Daarom hoeft automatisering niet te betekenen dat ieder bericht automatisch wordt verstuurd.
Bij automatische e-mailverwerking bepalen we vooraf welke informatie een antwoordvoorstel mag gebruiken. Een medewerker ziet het concept en controleert of de inhoud klopt, de toon past en alle vragen beantwoord zijn. Het voorstel is daarmee een startpunt voor beantwoording, geen toezegging namens je bedrijf.
Automatisch verwerken
Bijvoorbeeld categoriseren of gegevens registreren.
Voorstel maken
AI stelt een antwoord of vervolgstap voor.
Menselijke goedkeuring
Een medewerker controleert voordat iets extern wordt verzonden.
Voor welke mailboxen?
Bij een algemene info-mailbox kan het eerste doel zijn om berichten bij de juiste collega te krijgen. Bij offerteaanvragen draait het vaker om gegevens verzamelen en een vervolgtaak klaarzetten. Een planningsmail kan juist vragen om controle van een datum of wijziging. We richten de verwerking in per soort bericht en verantwoordelijke medewerker.
Ook contactformulieren kunnen een e-mailworkflow starten. Daarbij bekijken we welke gegevens het formulier al gestructureerd aanlevert. Een duidelijke invoer helpt om informatie betrouwbaar te registreren en ontbrekende gegevens tijdig te herkennen.
- algemene info-mailbox
- sales
- support
- administratie
- planning
- offerteaanvragen
- contactformulieren
- interne verzoeken
Praktisch beginnen
Begin bij één soort inkomend bericht
Neem voor een automatiseringsscan een paar geanonimiseerde voorbeelden van vergelijkbare e-mails mee. Beschrijf welke stappen een medewerker nu uitvoert: lezen, gegevens overnemen, een dossier zoeken, antwoord schrijven en een taak aanmaken. Ook een bericht dat afwijkt van het gebruikelijke patroon is nuttig.
Daarna bepalen we welke stap het beste startpunt is. Soms is alleen categoriseren al behulpzaam; in andere gevallen is juist de registratie in het CRM het terugkerende knelpunt. Door één e-mailworkflow af te bakenen, kunnen medewerkers de nieuwe werkwijze goed beoordelen.
Tijdens een eerste toepassing bekijken we of berichten op de juiste plek terechtkomen en of de conceptantwoorden bruikbaar zijn. Medewerkers kunnen onjuiste indelingen of ontbrekende informatie teruggeven. Die ervaringen helpen de verwerking gericht te verbeteren voordat meer soorten e-mail worden toegevoegd.
Sluit aan op de rest van je werk
Krijg je steeds dezelfde soorten e-mails?
Laat ons zien hoe je mailbox nu wordt verwerkt. We kijken welke stappen automatisch kunnen en waar menselijke controle moet blijven.