Websites en formulieren
Aanvragen automatisch doorzetten.
Systemen koppelen
Systemen koppelenStop met gegevens handmatig tussen systemen verplaatsen
Veel bedrijven gebruiken prima software, maar de systemen werken los van elkaar. Daardoor worden gegevens gekopieerd, opnieuw ingevoerd of via Excel en e-mail doorgegeven.
Aivanta koppelt bestaande systemen zodat informatie automatisch kan doorstromen.
Goede software, slechte samenwerking
Wanneer informatie op ieder punt opnieuw moet worden ingevoerd, ontstaat onnodig werk.
Handmatig
- Website
- Excel
- CRM
- Boekhouding
- Rapportage
Geautomatiseerd
- Website
- Automatische koppeling
- CRM
- Boekhouding
- Rapportage
Wat kunnen we koppelen?
Niet ieder systeem gebruikt dezelfde velden. Een datum kan anders zijn opgeslagen en een klant kan al bestaan onder een andere schrijfwijze. Daarom is software integreren ook afspraken maken: welk systeem is leidend, hoe herkennen we bestaande records en welke wijzigingen mogen worden doorgegeven?
CRM-systemen
Klantinformatie centraal bijhouden.
Boekhoudsoftware
Financiële gegevens automatisch verwerken.
Informatie en acties uit berichten verwerken.
Spreadsheets
Bestaande Excel- of Sheets-workflows slimmer maken.
Interne software
Maatwerksystemen via API’s of andere integraties verbinden.
Van dubbele invoer naar gegevens die doorstromen
Een API-koppeling laten maken is zinvol als de beschikbare toegang aansluit op je proces. Sommige pakketten stellen grenzen aan welke gegevens je kunt ophalen of wijzigen. Ook kunnen abonnementen of aanvullende rechten nodig zijn. We onderzoeken die voorwaarden voordat we een specifieke integratie toezeggen.
Van systeem A naar systeem B
Als een koppeling tijdelijk niet werkt, moet duidelijk zijn welke gegevens nog wachten. We bespreken hoe meldingen, opnieuw proberen en handmatige afhandeling kunnen worden ingericht. Zo kan een medewerker controleren wat er wel en niet is verwerkt, zonder alle informatie opnieuw te verzamelen.
1. Gebeurtenis
Er gebeurt iets in systeem A. Een nieuwe aanvraag wordt ingediend.
2. Gegevens ophalen
De relevante informatie wordt verzameld.
3. Controleren of aanpassen
Gegevens worden gecontroleerd of omgezet.
4. Doorgeven
Systeem B ontvangt de informatie.
5. Vervolgactie
Eventueel wordt automatisch een volgende stap gestart.
Wat als mijn software een API heeft?
Een API is simpel gezegd een manier waarop software veilig informatie kan uitwisselen met andere software.
Als jouw systemen een goede API of integratiemogelijkheid hebben, kunnen we vaak processen koppelen zonder de bestaande software te vervangen.
Heeft een systeem geen API? Dan bekijken we welke andere veilige en onderhoudbare mogelijkheden beschikbaar zijn.
Wanneer is een koppeling interessant?
- dezelfde gegevens worden op meerdere plekken ingevoerd
- medewerkers kopiëren informatie tussen systemen
- Excel wordt gebruikt als tussenstation
- statusinformatie loopt achter
- fouten ontstaan doordat systemen niet synchroon lopen
Praktisch beginnen
Begin met de overdracht die nu het meeste werk vraagt
Vertel tijdens de automatiseringsscan welke twee systemen je gebruikt en welke gegevens je ertussen verplaatst. Beschrijf ook wanneer dit gebeurt: meteen na een aanvraag, dagelijks of alleen op een bepaald moment. Daarmee wordt duidelijk of een directe koppeling of periodieke gegevensuitwisseling past.
We kijken vervolgens naar de beschikbare koppelmogelijkheden en de uitzonderingen in je proces. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een klant dubbel voorkomt of een verplicht veld ontbreekt? Samen bepalen we welke informatie automatisch mag doorstromen en welke situatie eerst beoordeling nodig heeft.
Beginnen met één richting en één type gegevens maakt de eerste koppeling overzichtelijk. Een tweerichtingskoppeling vraagt extra afspraken over wijzigingen en conflicten. We kiezen de opzet op basis van je werkwijze, zodat de software samenwerking ondersteunt en medewerkers weten welk systeem ze moeten gebruiken.
Sluit aan op de rest van je werk
Welke twee systemen zouden volgens jou eigenlijk moeten samenwerken?
Vertel ons welke software je gebruikt en wat je nu handmatig doet. We bekijken vrijblijvend wat technisch en praktisch mogelijk is.