Gegevens overtypen
Van e-mail of formulier naar Excel, CRM of administratie.
Administratie automatiseren
Administratie automatiserenMinder tijd kwijt aan administratie die steeds hetzelfde werkt
Veel administratief werk bestaat uit terugkerende handelingen: gegevens overnemen, e-mails verwerken, bestanden controleren, informatie registreren en collega’s informeren.
Aivanta helpt deze werkzaamheden slimmer of automatisch uit te voeren, zonder dat je direct al je bestaande software hoeft te vervangen.
Hoeveel van deze werkzaamheden doe je nog handmatig?
Facturen en documenten verwerken
Bestanden openen, informatie controleren en gegevens registreren.
Aanvragen registreren
Nieuwe aanvragen handmatig invoeren en doorzetten.
Rapportages samenstellen
Iedere week of maand gegevens uit meerdere systemen verzamelen.
Statusupdates versturen
Klanten of collega’s handmatig informeren over voortgang.
Bestanden organiseren
Documenten opslaan, hernoemen en op de juiste plek zetten.
Voorbeeld: een aanvraag administratief verwerken
Medewerkers houden controle over uitzonderingen of informatie die handmatige beoordeling nodig heeft.
Bijvoorbeeld: ontbreekt een klantnummer of is een bijlage onleesbaar? Dan gaat de aanvraag naar een medewerker, met een duidelijke melding van wat er mist. Een automatisering hoeft dus niet alles zelf op te lossen. Juist door uitzonderingen apart te behandelen, blijft het dagelijkse proces overzichtelijk.
Handmatig
- Aanvraag komt binnen
- E-mail lezen
- Gegevens kopiëren
- CRM openen
- Klant registreren
- Document opslaan
- Taak aanmaken
- Collega informeren
Geautomatiseerd
- Aanvraag komt binnen
- Gegevens automatisch uitlezen
- Klant registreren
- Document opslaan
- Taak aanmaken
- Medewerker informeren
Waar zit het terugkerende handwerk?
We bekijken ook wie gegevens mag lezen of wijzigen en wat er moet gebeuren als een systeem tijdelijk niet bereikbaar is. Een melding en een overzicht van de verwerking helpen medewerkers te zien welke aanvragen aandacht nodig hebben. De administratie moet te volgen blijven, ook als een deel vanzelf verloopt.
Wat kan automatisering opleveren?
Administratieve processen automatiseren werkt het best wanneer de invoer en afspraken duidelijk zijn. Leg bijvoorbeeld vast welke velden verplicht zijn en welke map bij een dossier hoort. Daarmee voorkom je dat een bestaande onduidelijkheid sneller door de hele administratie wordt verspreid.
Minder overtypen
Gegevens hoeven minder vaak opnieuw ingevoerd te worden.
Minder fouten
Automatische gegevensoverdracht kan kopieerfouten verminderen. Controle op de invoer blijft belangrijk.
Meer tijd voor inhoudelijk werk
Medewerkers besteden minder tijd aan routinetaken.
Snellere verwerking
Informatie kan direct worden verwerkt zodra deze binnenkomt.
Je hoeft niet meteen nieuwe administratiesoftware te kopen
Veel automatiseringen kunnen juist bovenop bestaande software worden gebouwd. Wanneer systemen een API, integratie of andere koppelmogelijkheid hebben, kunnen gegevens vaak automatisch worden uitgewisseld.
Welke mogelijkheden er precies zijn, hangt af van de software die je gebruikt.
- boekhoudsoftware
- CRM
- Microsoft 365
- Google Workspace
- spreadsheets
- websites
- formulieren
- documentopslag
Praktisch beginnen
Begin met één terugkerende administratieve taak
Kies voor de automatiseringsscan bijvoorbeeld het registreren van aanvragen of het verzamelen van een maandrapportage. Beschrijf hoe vaak de taak voorkomt, welke systemen je opent en waar je doorgaans vastloopt. Een geanonimiseerd voorbeeld van de invoer helpt om de stappen concreet te bespreken.
Vervolgens bekijken we wat automatisch verwerkt kan worden, wat een medewerker moet beoordelen en hoe het resultaat wordt gecontroleerd. Bij documentverwerking kan dat bijvoorbeeld een controle op ontbrekende velden zijn. Bij rapportages gaat het ook om de vraag of de juiste periode en gegevensbronnen zijn gebruikt.
Een eerste automatisering moet een duidelijk begin en einde hebben. Door eerst één documentstroom of type aanvraag te behandelen, wordt zichtbaar of de oplossing bij je dagelijkse werkwijze past. Pas daarna is uitbreiding naar andere administratieve werkzaamheden logisch.
Sluit aan op de rest van je werk
Welke administratieve taak zou jij het liefst niet meer handmatig doen?
Laat ons één terugkerende taak zien. We bekijken vrijblijvend of die slimmer of automatisch uitgevoerd kan worden.