Aivanta WerkFlow
Stop met overtypen. Laat je systemen samenwerken.
Hoeveel tijd kost het om informatie uit e-mails, formulieren en documenten over te zetten naar andere systemen? WerkFlow helpt je deze terugkerende handelingen te automatiseren, met controles waar dat belangrijk is.
- Minder overtypen en dubbel werk
- Koppelingen met bestaande software
- Validatie en foutafhandeling
- Persoonlijke implementatie
Herkenbaar?
Dit werk hoeft niet steeds handmatig.
Informatie kopiëren tussen systemen
Telkens dezelfde administratie uitvoeren
Opvolgtaken en controles vergeten
WerkFlow maakt terugkerende administratie overzichtelijker en betrouwbaarder.
Zelf ervaren
Van binnenkomend document naar gecontroleerde verwerking.
Controleer en corrigeer zelf een fictieve factuur voordat de verwerking wordt voorbereid.
Interactieve demonstratie met fictieve gegevensEr wordt niets verzonden, opgeslagen of echt verwerkt.
- 1Document binnengekomen
- 2Gegevens uitgelezen
- 3Controle
- 4Verwerking voorbereid
Stap 1 van 4
Factuurdocument ontvangen
Het fictieve document staat klaar om te worden verwerkt. Er vindt geen echte upload plaats.
Document ontvangen · PDF-simulatie
Mogelijkheden
Wat kunnen we automatiseren?
Documenten verwerken
Haal relevante velden uit vaste documenten en controleer ze.
E-mails classificeren en registreren
Sorteer berichten en leg relevante informatie vast.
Werkbonnen en formulieren verwerken
Zet invoer om in een bruikbare registratie.
CRM en administratie koppelen
Laat gegevens gecontroleerd tussen systemen stromen.
Herinneringen en statusupdates
Zet acties klaar wanneer een status verandert.
Rapportages en gegevensoverdracht
Bundel informatie zonder terugkerend kopieerwerk.
Duidelijke scope
Geen losse AI-tool. Een werkend proces.
We starten met één terugkerend proces dat duidelijk te testen en over te dragen is.
Licenties, AI-verbruik, hosting en complexe integraties worden waar van toepassing apart gespecificeerd.
- Intake en procesanalyse
- Eén duidelijk proces
- Koppeling met bestaande systemen waar technisch mogelijk
- Validaties en foutafhandeling
- Testen met voorbeeldsituaties
- Oplevering en korte instructie
- Optioneel beheer en verdere uitbreiding
Oplevering en overdracht
Wat krijgt je team mee?
Na de test leveren we het afgesproken proces op met uitleg, controlepunten en afspraken over beheer. Zo weet je team wat automatisch gebeurt en wanneer een medewerker moet handelen.
- Uitleg over de werking, controles en veelvoorkomende wijzigingen
- Afspraken over accounts, toegang, documentatie en beschikbare exports
- Een duidelijke route voor storingen, ondersteuning en eventueel beheer
De precieze toegang en overdraagbaarheid hangen af van de gebruikte software, koppelingen en licentievoorwaarden. We leggen dit vooraf vast.
Indicatieve berekening
Wat kan dit proces mogelijk vrijspelen?
Bereken een eerste indicatie op basis van je eigen aantallen. Uitkomsten zijn indicatief en niet gegarandeerd.
Indicatieve uitkomst
2 uur per week92 uur per jaar mogelijk vrijgespeeld- Potentiële jaarlijkse arbeidswaarde
- € 4.140
- Jaarlijkse operationele kosten
- € 900
- Indicatieve netto jaarwaarde
- € 3.240
- Indicatief eerstejaarsresultaat
- € 1.990
- Indicatieve terugverdientijd
- 4,6 maanden
Praktijkvoorbeeld
Zo kan een afgebakend proces eruitzien
Dit voorbeeld gebruikt fictieve gegevens en bevat geen claim over gerealiseerde klantresultaten.
Demonstratiecase · fictieve gegevens
Servicebedrijf
Herkenbaar probleem
Factuurgegevens worden vanuit documenten overgetypt naar de administratie.
Beginsituatie
Terugkerend invoerwerk met controles achteraf.
Oplossing
Velden worden uitgelezen, gevalideerd en ter goedkeuring aangeboden.
Systemen
E-mail, documentopslag en boekhoudsoftware.
Menselijke controle
Afwijkende bedragen en ontbrekende velden gaan altijd naar een medewerker.
Uitvoering en onderhoud
Oplevering met testset, foutmeldingen en instructie; onderhoud is optioneel.
Beoogd resultaat in dit voorbeeld: minder overtypen en een duidelijk controlepunt vóór verwerking.
Bespreek een vergelijkbaar procesOnze aanpak
Zo werken we
- 1
Proces begrijpen
- 2
Slimste aanpak kiezen
- 3
Bouwen en koppelen
- 4
Testen en opleveren
- 5
Optioneel monitoren en verbeteren
Investering
Start met één afgebakende workflow.
Vanaf €1.250 excl. btwDe exacte scope en projectprijs spreken we vooraf af. Licenties, AI-verbruik, hosting en complexe integraties vallen niet automatisch binnen deze vanafprijs.
Goed om te weten
Veelgestelde vragen
Heldere afspraken voordat we bouwen.
Moet ik overstappen naar andere software?
Niet per se. We kijken eerst of je bestaande software veilig en betrouwbaar gekoppeld kan worden.
Is AI altijd noodzakelijk?
Nee. Gewone automatisering is vaak eenvoudiger en voorspelbaarder. AI gebruiken we alleen als het aantoonbaar iets toevoegt.
Kunnen onze bestaande systemen gekoppeld worden?
Dat hangt af van de beschikbare API’s, rechten en technische mogelijkheden. Dit controleren we vooraf.
Wat gebeurt er als gegevens ontbreken?
De workflow kan stoppen, een melding geven of een taak voor controle klaarzetten, afhankelijk van de afspraken.
Wie heeft toegang tot de gegevens?
Toegang en gebruikte leveranciers worden vooraf besproken en zo beperkt mogelijk ingericht.
Kan ik één klein proces laten automatiseren?
Ja. Eén meetbaar, terugkerend proces is vaak de beste manier om te beginnen.
Optionele voorbereiding
Vertel kort wat jij wilt verbeteren.
Met een paar antwoorden kunnen we ons gesprek gerichter maken. Je kunt ook direct een kennismaking plannen.
Plan direct een kennismakingStap 1 van 3
Welk terugkerend werk zou jij als eerste willen automatiseren?
Vertel waar je team tijd verliest. We bekijken samen wat een praktische eerste stap is.